Web会議の注意点３つ！コロナウィルスの影響による会議のリモート化の流れ

今までに使ったことがないWeb会議システムを今度使うことになったけど、普段の会議と何が違うのかな？

普段の顔を合わせての会議とは違い、Webでの会議は慣れないと少し不安。
私の会社ではコロナウィルスの影響で2月から出張が禁止され、会社でWeb会議を開催する機会が急に増えてきました。

Web会議を経験し、普段の会議と違い気をつけなければいけない事が多くあったので、順番に書いていきたいと思います。

Web会議時に注意するポイント３つ

面と向かって会話できる通常の会議と違い、Web会議には気をつけるべきポイントが3つあります。具体的には下記です。

✔　Web会議で気をつけるポイント3つ

①誰が誰に話しているか、を明確にする

②自分の意見は一通り言い切り、相手の反応を待つこと

③司会進行役が発言を促してあげること（無言の時間が続かないよう）

ではそれぞれを具体的に説明していきます。

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①誰が誰に話しているか、を明確にする

Web会議では、誰が誰に対して話しているのか、誰から回答をもらいたいのか、を常に意識して言葉にする必要があります。

誰から誰へしゃべる、という会話の矢印を明確にする必要があり明確にしないと、

「今の発言は誰への発言だろう？」

というように出席者みんなが考え、会議の進行が止まってしまいます。

対処法として例えば、

「〇〇支社の〇〇です。

　先ほど□□さんが発言された件について質問があります。」

などのように、最初のうちはしつこいくらいに名前を呼び合いましょう。

②自分の意見は一通り言い切り、相手の反応を待つこと

Web会議では、自分の発言を自身を持って言い切ってしまいましょう。

出席者が皆同じ会議室にいれば、自分の発言中に周りの様子が分かります。

ただ、Web会議ではそうはいきません。

・ちゃんと聞いてくれているのだろうか？

・ちゃんと伝わっているのだろうか？

そんなことが気になって、不安になります。また、発言のタイミングもとりづらく話しづらい。

自分の声が聞こえなければ誰かが聞こえないと言って来るし、発言の意味がわからなければ質問も出ます。

まずは、

・周りを気にせず発言しきってしまうことが大切です。

③司会進行役が発言を促してあげること

会議中は発言のタイミングを明確にしてあげましょう。

会議室に集まって行う通常の会議では、他に発言しそうな人がいないか様子を見てから発言することが多いはず。

・他に発言しそうな人はいるかな？

・今、自分が話してもいいタイミング？

このように誰かが発言しそうな空気を読めないWeb会議では発言のタイミングがとりにくいと思います。

発言のタイミングが掴めず無言が続き、会議のテンポが悪くなってしまうことも。

できれば、

司会進行役を決め、発言を促すようにしましょう。

Web会議のメリットは多い

Web会議は通常の会議と比べ使いづらい点はありますが、メリットとしては下記のような点があると思います。

①会議場所が遠方の場合、移動時間が節約できる

②会議中、自分に関係ない会議内容のタイミングで自分の仕事ができる

③身内が複数人の場合、作戦会議しながら会議に臨める

会議場所へ向かう移動時間が節約できることが一番のメリットとは思いますが、その他にもいろんなメリットもあります。

まとめ

顔を合わせての会議のメリットも多いため、今後すべての会議がWeb会議になるとは思いません。

ただ、各社が推進している「働き方改革」の施策としてWeb会議を活用する機会が増えていくのは間違いないと思います。

「働き方改革」で今後、在宅勤務の機会も増加すると思います。

在宅勤務の際に気をつけるポイントまとめ

今日のポイントを意識いただきWeb会議に臨むことでスムーズに会議を進むことを願っています。