報告はビジネスの基本!報告のタイミングと方法について

今回の記事では、会社員に必須の「報告」について考え方を書きます。

上司への報告のタイミングを間違え、上司が報告を聞いてくれなかったことはありませんでしょうか?

今回は報告をするタイミング、内容について私の体験談を交えお伝えします。

上手な報告をすることで上司にも認められ、仕事をうまく進められますよ!

目次

方法は大きく分けて3パターン

報告は報告する相手、状況によって最適な方法を選ぶことが大切です。

代表的な報告の方法としては、下記があります。

口頭(スピード:早 情報量:少)

②メール(スピード:普通 情報量:普通)

③書類(スピード:遅 情報量:多)

また、

①口頭でまず報告し、追加で報告が必要であれば追って③書類で報告

という方法もありますが、基本は上記の3パターンだと考えます。

・一刻を争うようなスピード重視の場合は①口頭での報告を。

・重要な会議の報告など、誰が何を言ったかまで細かく報告する必要がある場合は、③書類にて報告するなど。

報告内容によって方法を選択することが重要です。

報告とは業務の進捗状況、結果を知らせるもの

そもそも報告とは何かというと、

今の業務状況や結果を報告相手に知らせること、です。

報告の目的は、

指示に対する仕事の進捗や業務の結果などを上司と部下の相互間で情報共有をするとともに、作業に問題がないかやミスをしていないかなどをお互いに把握することです。

例えば、「上司より指示を受けた製品説明会の資料作りの進捗」や「顧客へ謝罪報告のため訪問した結果」を報告、などがあります。

ほとんどのケースでは、部下から上司、あるいは後輩から先輩へ報告が行われ、チームで仕事を進めていくにあたり報告は基本となります。

タイミングが一番重要

報告は状況を見て、最適な方法を選択することが重要です。

上司が欲しい情報を上司が欲しいタイミングで渡すことが重要。

逆に上司から、「あの資料作成の件、どうなった?」と聞かれると、「しまった!」と思うようになりました。

上司から報告を求められるというのは、上司が欲しいタイミングで報告(情報共有)が出来ていなかったからです。

また難しいのが、

上司のタイプによって報告を欲しがるタイミングが違う、ことです。

せっかちな上司はこまめな報告を求めますし、部下に仕事を任せっきりの上司はあまり報告を求めなかったりします。

上司のタイプによって報告の方法も変わるので、相手によって最適な報告の方法を探すこと、これが一番難しいポイントです。

事実と所感(意見)を分けて

報告は実際に起こった事(事実)と自分の考え(所感)を分けることが大切です。

「〇〇というデータ(数値)が示されました」

「〇〇するべき、とAさんが言っていました」

上記のようなものが「事実」です。

一方で、

「Aさんは〇〇したい、というように思います」

「Bさんの〇〇という発言より、売上規模目標は〇〇を達成すべきです」

上記の内容が所感(意見)です。

事実と所感を混ぜて報告すると、誰が何を言っていたかという事実が分からなくなり報告された相手は混乱します。

事実と所感を混ぜて報告することは最も避けるべきことです。

事実を先に伝える

急ぎの報告の場合はまず事実を、それも結論から伝えることが大切です。

重大なトラブルが発生した際、今後の対策方法を判断せねばならない上司は

まず何が発生しているのか

を知りたい状況です。

このようにすぐに事実を知りたいという状況で、

「今の状況はこのような状況だと思います」

など、所感から上司へ報告してしまうと、上司は

「あなたの考えはいいから、今何が起こっているのかを結論から報告してくれ!」

となるに違いありません。

報告上手は良い評価につながる

報告を目的に沿って的確に行うことで、業務への取り組みや姿勢を評価されたり、意思疎通の機会が増えることで上司の信頼度もアップします。

上司の立場になって考えてみると、自分では把握しきれていない細かな情報を自分から聞く前に報告してくれる部下はかわいがってやりたい、と思うものです。

たかが報告、と思わず上司が知りたい情報を聞かれるより先に報告する、など報告を自分のアピールに使ってみてください。

きっと上司からの評価も上がりますよ!

この記事を書いた人

休日に子供と遊ぶのが好きな名古屋在住のサラリーマン。仕事、プライベートに役立ててもらえる情報を発信していきます。

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